Après l'expérience existentielle de l'ouverture d'un ticket, un collaborateur partage son expérience de la note de frais : lieu du déplacement Londres, pour une réunion sur 2 jours. OM dûment signé et validé, billet Eurostar réservé par le STS, hotel réservé par le service sur place.
De retour, le collaborateur prépare sa note de frais pour cette mission : date, objet de la mission, trajet, etc et reporte dans la bonne colonne la dépense en Euros. Croyant bien faire, et pour faciliter la lecture le collaborateur reporte dans la colonne "parcours" pour les dépenses effectuées sur place, le montant en Livres Sterling (hélas, la Grande Bretagne résiste encore et toujours à l'Euro !).
La note de frais part, avec les justificatifs, pour traitement à Comptabilité Générale.
Le collaborateur reçoit 2 semaines après le mail suivant :
Nous avons reçu votre ndf du septembre et octobre 2013 de 632.49 €, le justif de montant 52.24 € n'est pas rempli dans le KD. Merci de nous confirmer si c'est un oubli et si cela doit etre ajoutée dans la somme
Le collaborateur répond étonné, et présente ses excuses pour cette erreur et confirme qu'il faut bien corriger. En réponse, il reçoit le mail suivant :
Bonjour,
Nous avons besoin de validation de votre n+1 pour régler cette NDF de 580.25 €
Le collaborateur vérifie, en effet il a oublié de faire approuver sa note, mais il ne comprend pas la réponse car sa note d'élève à 632,49€, pas à 580.25€ !
Alors avant de la faire approuver, le collaborateur reprend en détail sa note de frais, cherche, recalcule, vérifie les justificatifs joints, enfin y passe une bon moment .... et trouve la solution !
Il renvoit sa note de frais dûment approuvée dans un mail qui dit ceci :
Bonjour,
Il me semble important de faire la différence entre les montants indiqués en Livre Sterling monnaie dans laquelle la dépense a été effectuée (pour un montant total de 232,50 £ en colonne D "Trajet/client") et le montant équivalent débité sur mon compte en Euros soit 284,99€ (dans les colonnes G à J "Hotel""Restaurant""Déplacements"). Donc je confirme que le montant de ma note de frais en EUROS est de 632,49€ et non pas 580,25€ (soit l'addition de 347,50€ + 232,50£ !!!!)
Veuillez trouver ci-jointe la note de frais approuvée par mon manager scannnée, avec mes excuses pour l'erreur de ma part. Merci de bien vouloir me confirmer par retour que ce document convient, et que le montant total en Euros sera remboursé.
Bien cordialement,
La comptabilité générale n'a pas répondu à ce mail, ni confirmé son accord, ni exprimé des excuses. Le virement a été fait pour 632.40€.
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Fin de l'histoire
Le traitement des notes de frais est externalisé à un prestataire extérieur en Inde depuis 2010; Ce type d'erreur aurait pu se produire aussi si la note avait été traitée ici. Mais jusqu'au PSE 2013, les comptables d'AEV contrôlaient les notes de frais avant de les faire partir : les erreurs étaient corrigées avant envoi, les remboursements toujours corrects, et les délais de maximum 15 jours ... mais ça, c'était avant !
CFTC, notre engagement : Vous Défendre Comme Personne
Le collaborateur reçoit 2 semaines après le mail suivant :
Il me semble important de faire la différence entre les montants indiqués en Livre Sterling monnaie dans laquelle la dépense a été effectuée (pour un montant total de 232,50 £ en colonne D "Trajet/client") et le montant équivalent débité sur mon compte en Euros soit 284,99€ (dans les colonnes G à J "Hotel""Restaurant""Déplacements").